法人・団体向けの宿泊手配サービス企業の相談をもとに
何度も変わる人数・日程を、引き継げる履歴にする。
電話とメールの変更内容を案件単位で整理。日付ごとの人数、変更の対象期間、宿への確認状況を追える記録をつくる提案です。
現場で起きていること
予約後も人数や泊数の変更が続き、複数の案件を並行して対応する。代理担当が電話を受けた際、どの日の何人が変更され、宿へどこまで連絡済みかを履歴から追う必要があります。
最初に取り組むこと
有人での電話応対を続け、保存済み録音の取り込み・文字起こし・要約・検索から始めます。案件とのひも付けやメール履歴の集約は、記録の精度と接続条件を確認して広げます。
提案する業務の流れ
応対の記録を取り込む
既存の電話環境で保存した録音を取り込み、文字起こしと要約を作成。利用できる時刻は録音の保存・出力方法に合わせます。
変更の単位を整理
対象の宿泊日、人数、氏名、泊数を抽出します。対象期間が曖昧な変更や不確かな氏名は、要確認として残します。
案件の経緯をつなぐ
案件との照合方法を確認し、電話・メールのやり取りを時系列で集約。変更依頼と宿への確認状況を分けて記録する設計です。
人が確認して引き継ぐ
担当者が原文と宿の回答を確認して記録を更新。代理担当も、確定した内容と次に確認すべきことを追える状態を目指します。
人が確認・判断する範囲
氏名・対象期間が曖昧な変更は聞き直します。予約変更の確定、空室、料金、キャンセル条件は人が宿へ確認し、AIの要約だけで予約台帳を確定更新しません。
PoCで改善を確かめる指標
- 変更履歴を探す時間
- 日付・人数・氏名の記録修正率
- 代理対応時の再確認回数
人による確認・修正の時間も含めて、現行業務と比較します。