退去・解約の一次受付
物件名、部屋番号、契約者、退去希望日を聞き取り、解約手続きを確認する担当者へ渡します。
Use Case / Real Estate
不動産管理・賃貸仲介のAI電話対応・通話要約CRM連携
退去の連絡、設備の不具合、内見希望を、物件・部屋・契約者にひも付けて記録。AIが電話の用件と希望日時を整理し、管理会社や仲介担当への引き継ぎを支援します。担当者が確認した日程の登録と連絡結果まで、案件ごとに追える運用を設計します。
Workflow
退去の電話から、立会日程の確定連絡まで。
入居者、管理会社、立会担当のやり取りを一つの退去案件にまとめる導入例です。
退去の連絡を受け付ける
物件名、部屋番号、契約者、退去希望日、折り返し先を聞き取ります。
案件登録と候補日回収
契約候補を照合して受付記録を作成。電話やLINEで立会候補日を回収し、未回答の状態も案件に残します。
担当者が契約と日程を確認
解約の受付条件、管理会社と立会担当の空き枠、入居者の希望を確認して日時を決めます。
確定連絡と結果を管理する
承認済みの日時を登録し、入居者・管理会社への案内結果を記録。未達や変更希望は再確認タスクにします。
担当者が確認・判断すること
解約の成立条件、原状回復費用、契約解釈、設備不具合の緊急対応は担当者が判断します。
退去案件の画面デモを見る
架空データを使った操作イメージです。実際の電話・LINE送信や予約登録は行いません。
Inquiries
不動産管理・賃貸仲介で多い問い合わせと、AIの受け方。
退去立会の日程調整
入居者の候補日、立会いの条件、連絡可能な時間帯を整理し、管理会社・立会担当の確認へつなぎます。
設備不具合の受付
発生場所、設備名、症状、発生時期を記録。緊急対応が必要な相談は、定めた連絡先へ引き継ぎます。
内見・来店の予約希望
問い合わせ物件、希望日時、人数、希望条件を聞き取り、空室・案内可否を確認する仲介担当へ渡します。
契約更新・必要書類の問い合わせ
対象契約と手続き種別を確認し、必要書類の定型案内や担当者への折り返し依頼を作成します。
オーナー・協力会社からの連絡
対象物件、案件番号、連絡内容、返答期限を整理し、案件を担当する管理者へ引き継ぎます。
Primary Data
導入先で確認する一次データ。
公開統計や他社事例の平均値だけで導入範囲を決めず、実際の通話・問い合わせ分布・登録項目をもとにPoCの対象とKPIを設計します。
退去・内見・設備受付の通話
実際の通話から、物件名や部屋番号の聞き直し、契約者確認の手順、管理・仲介の振り分け条件を整理します。
物件・用件別の件数と再連絡
退去、内見、設備不具合の件数、時間外の入電、日程確定までの連絡回数を集計し、最初の対象業務を決めます。
契約照合と予約枠の連携条件
物件ID、部屋番号、契約者、管理会社、立会担当の登録項目と、カレンダーの参照・更新権限を確認します。
緊急連絡と有人確認の条件
漏水・閉じ込めなどの緊急連絡、契約者不一致、解約条件、日程変更の引き継ぎ先と対応時間を定義します。
通話データを検証に使う場合は、個人情報・機密情報のマスキング、アクセス権限、保存期間を事前に確認します。
AI Roles
受付・記録・業務実行を、必要な範囲から。
不動産管理・賃貸仲介の業務に合わせて、Voiceによる一次受付、Assistによる通話支援、Logによる記録を組み合わせます。 登録・通知・結果管理までつなぐCompleteは、AssistとLogを含む構成です。
ContactX Voice退去・内見の一次受付
営業時間外や担当者不在時に、物件・部屋・用件・希望日時を聞き取ります。緊急連絡や契約判断は担当者へつなぎます。
ContactX Assist物件照合・確認項目の提示
通話中に物件・契約者候補、解約手続きの確認項目、過去の設備対応履歴を提示し、担当者の検索と聞き取りを支援します。
ContactX Log退去・内見案件の記録
退去希望日、候補日、症状、次の連絡先を構造化し、賃貸管理・CRMの項目に合わせた登録下書きを作成します。
ContactX Complete日程登録・連絡結果の管理
確認済みの案件登録、日程の登録、入居者・管理会社への通知を実行。未回答・連絡未達・変更依頼を案件に残し、次の対応を管理します。
Integrations
連携する既存システム。
参照・更新できる項目と権限を確認し、API・RPA・CSVから既存環境に合う方式を設計します。予約登録や通知は、連携先の仕様と担当者の確認手順に合わせて検証します。
賃貸管理システム物件・契約者台帳CRM / 問い合わせ管理立会・内見予約カレンダーLINE公式アカウント・通知システム
Expected Impact
不動産管理・賃貸仲介で狙う効果。
以下は実績値ではなく、導入先の一次データをもとにPoCで測る指標です。実際の効果は通話内容・後処理手順・既存システムの状態により変動します。
取得率物件・部屋・希望日の取得率
調整時間受付から立会日時確定まで
連絡回数日程確定までの往復連絡
未処理率登録・通知後に残る未処理案件
FAQ
不動産管理・賃貸仲介に関するよくある質問
既存の賃貸管理システムや物件台帳を使えますか？
物件・部屋・契約者を照合する項目と権限を確認し、API・CSV・RPAなど利用できる方式を検討します。最初は参照と登録下書きから始め、確認後の登録へ段階的に広げられます。
退去立会や内見の予約まで確定できますか？
希望日時の回収と候補整理を支援できます。予約登録は、担当者・管理会社の空き枠を参照できることと、二重予約を防ぐ確認手順が前提です。初期導入では担当者の確認後に登録・案内する範囲を設計します。
漏水など急ぎの設備トラブルも対象になりますか？
AIは物件と発生状況の一次受付を担い、緊急対応は事前に定めた有人窓口へ引き継ぎます。対応時間、転送先、不通時の連絡経路を確認し、通常の折り返し受付と分けて設計します。
LINEで候補日を回収する運用と組み合わせられますか？
LINE公式アカウントと案件・連絡先をひも付ける条件を確認して設計します。LINEを利用しない入居者には電話など別の連絡方法を残し、未回答や変更希望も同じ案件で管理します。